INFORMATIVO 11/2015 - PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS - PREVIDENCIÁRIOS - TRIBUTÁRIOS
Por reputarmos relevante, transcrevemos, abaixo, a Tabela Prática de Prazos para Guardar Documentos Empresariais
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FECOMÉRCIO elabora tabela prática de prazos para guardar os documentos da empresa
O arquivo de documentos da empresa é sempre motivo de grande preocupação. Dúvidas como “o que guardar? e por quanto tempo?” são muito comuns. Em geral o prazo é de cinco anos. Contudo, em alguns casos, o prazo pode ser menor, maior ou até mesmo indeterminado.
Assim, elaboramos tabelas práticas contendo os principais documentos trabalhistas, fiscais, declarações e comprovantes de recolhimento de tributos que o empresário deve manter em seu arquivo, o respectivo prazo e o fundamento legal.
TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL
Contrato de trabalho indeterminado
(Vide Nota 1)
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto
5 anos
art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho
2 anos
art. 7º, XXIX, CF
Folha de pagamento
10 anos
art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/1999
Livro ou ficha de registro de empregado
indeterminado
(Vide Nota 1)
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
30 anos 5 anos
art. 23, § 5º, Lei 8036/1990 e Súmula 362 TST
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
30 anos 5 anos
art. 23, § 5º, Lei 8036/1990
GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social
30 anos 5 anos
art. 23, § 5º, Lei 8036/1990
Nossa observação ↓
Como já ressaltamos no nosso Informativo MW 14/2004, a prescrição trintenária (30 anos) referente ao FGTS foi reduzida pelo plenário
do STF, em 13/11/2014, para quinquenal (5 anos).
GPS – Guia da Previdência Social
5 anos (Vide Nota 2)
art. 45, Lei 8.212/1991 c/c súmula vinculante nº 8 STF
Contribuição sindical
5 anos
arts. 578/579, CLT c/c arts. 173 e 217 CTN
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
3 anos
art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/2003
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
5 anos
art. 8º, Portaria MTE 10/2011
TRIBUTÁRIO DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL
Notas fiscais e recibos
5 anos
arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais
5 anos
arts. 195 e 174, CTN
IR – Imposto de Renda
5 anos
arts. 173/174, CTN
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido
5 anos (Vide Nota 2)
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
PIS – Programa de Integração Social
5 anos (Vide Nota 2)
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social
5 anos (Vide Nota 2)
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços
5 anos
arts. 173/174, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON
5 anos
arts. 173/174, CTN
DASN – Declaração Anual do Simples Nacional
5 anos
arts. 173/174, CTN e art. 26, LC 123/06
DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte
5 anos
arts. 173/174, CTN e art. 27, IN SRF 983/2009
Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções
5 anos
arts. 173/174, CTN
GIA – Guia de Informação e Apuração ICMS
5 anos
arts. 173/174, CTN e art. 9º Portaria CAT 46/2000
NOTAS:
(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.
(2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei 1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”.
Fonte: Assessoria Técnica Fecomércio